1-Préambule

1.1 Notre politique

Le CALACS La Bôme-Gaspésie (ci-après, le CALACS) vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour connaître les règles qu’elle applique en matière de protection des renseignements personnels. Cette politique a pour but de vous informer sur nos politiques et nos pratiques. En fournissant vos renseignements personnels, vous accepter les termes de cette politique et vous acceptez que nous les utilisions conformément aux termes de celle-ci.

1.2 Utilisation de fichiers de témoins (cookies)

Le site du CALACS n’intègre pas de fichiers de témoins (cookies) permanents dans les ordinateurs des visiteurs. Cependant, un fichier de témoin temporaire est utilisé pour optimiser certaines fonctionnalités du site Web.  Ainsi, vos données de navigation ne sont pas recueillies par le CALACS.

1.3 Renseignements transmis par courriel ou au moyen d’un formulaire

Le CALACS s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels par courriel ou au moyen d’un formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre au personnel du CALACS de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.

1.4 Liens vers d’autres sites

Le site du CALACS propose des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, s’il en existe une.

1.5 Pour plus d’information à propos de cette politique

Si vous avez des questions concernant cette politique, nous vous invitons à communiquer avec nous via le bouton « Prendre un rendez-vous » qui se trouve dans le coin supérieur droit de notre site web. Sélectionnez « Direction » dans la case « votre territoire » et « direction » dans la case « Intervenant (e). Vous pourrez choisir le moment qui vous conviendra le mieux en fonction de la disponibilité de votre interlocutrice.

1.6 Responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès est également chargée, à ce titre, de veiller au respect de cette politique. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, écrivez-nous à  direction@calacslabomegaspesie.com

1.7 Personnes à qui s’adresse cette politique

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique si :

  • Vous communiquez avec nous par courriel;
  • Vous utilisez l’un ou l’autre des formulaires de notre site web.

Notre politique de protection des renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels. Vous pouvez la consulter au lien suivant : Politique de protection des renseignements personnels.

2-Situations dans lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels et façons d’en limiter la collecte

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple en l’associant à d’autres renseignements).

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse direction@calacslabomegaspesie.com ou nous téléphoner au 1-866-968-6686.

Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées ci‑dessous :

2.1 Lorsque vous utilisez notre formulaire d’adhésion de membre

Nous offrons la possibilité à la population de devenir membre en règle de notre organisme. Il est possible de le faire en remplissant le formulaire approprié sur le site web qui se trouve à plusieurs endroits.

Quand vous utilisez ce formulaire pour devenir membre de l’organisme, nous recueillons les renseignements personnels suivants :

  • Votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale pour vous rejoindre.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Vous pouvez vous présenter dans l’un de nos points de services afin de compléter le formulaire d’adhésion ou de renouvellement au membrariat.

2.2 Lorsque vous naviguez sur notre site Web

Notre site Web ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.

2.3 Lorsque vous répondez à un sondage

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque nous menons des sondages, par exemple pour obtenir votre opinion sur la qualité de nos services.

Chaque sondage est différent. Si nous vous demandons de participer à un sondage, nous vous informerons du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels qui seront recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte. Bien sûr, vous êtes libre d’accepter ou de refuser de répondre à un sondage.

2.4 Lorsque vous postulez un emploi au CALACS

Lorsque vous postulez un emploi, un stage ou un autre poste, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

  • Votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, par l’entremise du site Web où vous posez votre candidature (Québec emploi ou par courriel).
  • Votre dossier de candidature, constitué durant le processus d’embauche. Ce dossier contient les renseignements suivants : adresse, numéro de téléphone, courriel, genre à la naissance, date de naissance, scolarité et expérience de travail;
  • La liste des références d’emploi pour l’étape de la vérification des références de la personne candidate.
  • Si votre candidature est retenue, les renseignements d’emploi sont requis dont le numéro d’assurance sociale.

Nous vérifions deux références pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour toutes les personnes candidates. Nous contactons les références que vous nous fournissez, avec votre consentement.

2.5 Lorsque vous déposez votre dossier pour être membre du Conseil d’administration

Le processus pour être membre du Conseil d’administration (CA) est libellé dans nos règlements généraux. Si vous êtes élu par l’Assemblée générale, nous aurons besoin des renseignements suivants afin de répondre à nos obligations légales et nos besoins de communication entre les membres du CA :

  • Nom, prénom, adresse postale, occupation professionnelle, adresse courriel, numéro de téléphone.
  • Copie d’une pièce d’identité avec photo.
  • Numéro d’assurance sociale et date de naissance.

2.6 Lorsque vous nous écrivez par courriel

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.

Voici les situations les plus courantes :

  • Lorsque vous envoyez un formulaire de plainte. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Le formulaire ne demande que les renseignements personnels nécessaires. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet. Nous recueillons aussi la description de la plainte, le nom et le titre des personnes impliquées. Notez que certains de ces renseignements ne sont pas des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées des représentants).
  • Lorsque vous faites une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels que nous détenons. Nous recueillons les renseignements contenus dans votre courriel, votre nom et votre adresse courriel.
  • Lorsque vous nous écrivez pour une autre raison. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information, ou pour vous aider dans vos démarches.

Comment limiter la collecte de ces renseignements personnels? Pour la plupart des situations énumérées, vous pouvez obtenir des renseignements en personne ou déposer des documents directement aux bureaux du CALACS.

3-Nous respectons votre consentement

Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

4-Façons dont nous protégeons vos renseignements personnels

4.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction ou anonymisation. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de protection des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.

4.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

  • Des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
  • Des mesures technologiques, par exemple des pares-feux;
  • Des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de protection des renseignements personnels et la sensibilisation et la formation des membres de notre personnel et les membres de notre CA.

4.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.

Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.

Pour des raisons statistiques, certaines données sont anonymisés. Ainsi, nous sommes en mesure, par cette anonymisation, de déterminer le nombre de personnes qui ont gravité autour des services du CALACS. Par exemple, nous pouvons regrouper le nombre de personnes de 14 à 17 ans qui ont utilisés nos services et le nombre de femmes ou d’hommes qui ont utilisés nos services. Ces données anonymisées nous permettent de répondre à nos obligations de reddition de comptes auprès de nos bailleurs de fonds.

5-Vos droits

5.1 Retirer votre consentement

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

  • Vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend (par exemple si vous souhaitez retirer une demande d’aide et d’accompagnement que vous avez déposé);
  • Vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple la gestion des obligations d’employeur).

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

5.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

  • D’y accéder;
  • De les corriger ou de les mettre à jour.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

  • Vous devez envoyer une demande écrite à la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
  • Nous traiterons votre demande dans les 30 jours civils après l’avoir reçue;
  • Vous recevrez notre réponse par écrit.

5.3 Se prévaloir du processus de plainte relative à la protection des renseignements personnels

Vous pouvez formuler une plainte si vous jugez que la gestion de vos renseignements personnels n’est pas conforme à cette politique ou à la loi. Voici les étapes de traitement d’une demande :

  • Vous devez envoyer une demande écrite à la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
  • Nous traiterons votre plainte dans les 30 jours civils suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son traitement;
  • Vous recevrez votre réponse par écrit.

6-Une question, une plainte ou un commentaire

Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Madame Annick Bouchard-Beaulieu

Directrice générale et Responsable de la protection des renseignements personnels

10-O, boulevard Sainte-Anne Ouest,

Sainte-Anne-des-Monts, Qc, G4V 1P3

Tél. : 1-866-968-6686

Courriel : direction@calacslabomegaspesie.com

Cette politique est entrée en vigueur le 13 novembre 2024 lors de son adoption officielle par le Conseil d’administration.

Elle n’a pas fait l’objet de mises à jour depuis son entrée en vigueur.